Een kwaliteitsmanagement systeem (QMS) is een systeem waarin het beleid en de benodige procedures worden vastgelegd voor het beheren en verbeteren van de verschillende processen, welke uiteindelijk leiden naar verbetering van de bedrijfsvoering.
Een systeem is onder te verdelen in de navolgende lagen:
- Het beleidsniveau (missie, visie en strategie) en organisatie structuur
- Systeem procedures: primaire en secundaire processen
- Operationele procedures
- Werkdocumenten voor uitvoering van een activiteit of taak
Een kwaliteitsmanagement systeem (QMS) is een web van verbonden processen. Elk proces is een reeks van activiteiten gericht op het transformeren van materiaal en informatie (input) naar gewenste producten (output). Alle processen vormen met elkaar een keten van input-output verbindingen. Ieder proces heeft tenminste één output, deze output wordt weer een input voor een volgend proces. Door deze input-output verbindingen worden alle processen aan elkaar geknoopt - ze vormen met elkaar een systeem.
Een voorbeeld van een produktieproces van het bedrijf MacProduct met als doel het leveren van verpakte hamburgers:
Als we het produktieproces van MacProduct analyseren komen we tot de volgende reeks van activiteiten om ingrediënten (materialen - input) en een order van een klant (informatie - input) te transformeren naar een verpakte hamburger (produkt - output).